სტატია:

4 რამ რაც უნდა იცოდე ERP სისტემაზე

01 აპრილი 2019

ბიზნესის ზრდასთან ერთად იზრდება კომპანიაში მიდინარე პროცესების რაოდენობა და კომპლექსურობაც. მათ ეფექტიან მართვას კი მხოლოდ ადამიანური რესურსი უბრალოდ აღარ ჰყოფნის. მსხვილმა და საშუალო ბიზნესებმა გამოსავალი ERP სისტემებში იპოვეს, რომლის საშუალებითაც ისინი ყველა პროცესს გეგმავენ, მართავენ და აწარმოებენ სრულყოფილ ანალიტიკას.

რა არის ERP სისტემა?

ERP (Enterprise resource planning) სისტემა არის მძლავრი პროგრამა, რომელიც ბიზნესს საშუალებას აძლევს, მოახდინოს ყველა მნიშვნელოვანი პროცესის ავტომატიზაცია. ამით ის მკვეთრად ამცირებს დანახარჯებს და შეცდომების დაშვების ალბათობას, რითიც ზრდის ეფექტიანობასა და მომგებიანობას. სისტემის საშუალებით ხდება კომპანიის ყველა მიმართულების ავტომატიზაცია. წარმოიდგინეთ - წარმოება, დისტრიბუცია, შესყიდვები, გაყიდვები, საწყობის მართვა, ბუღალტერია და ფინანსები, HR მენეჯმენტი, CRM და ორგანიზაციის ყველა დანარჩენი ბიზნეს პროცესი არამარტო აღირიცხება ERP სისტემაში, არამედ იგეგმება, კონტროლდება და  ნებისმიერი პერიოდის ჭრილში იძლევა სრულყოფილი ანალიტიკის საშუალებას.

რატომ არის კომპანიისთვის აუცილებელი ERP სისტემა?

თანამედროვე ბაზარზე, საშუალო და მსხვილ კომპანიებს, რომლებიც არ იყენებენ ჭკვიან სისტემებს პროცესების ავტომატიზაციისთვის, გაუჭირდებათ კონკურენტული უპირატესობის მოპოვება. განსაკუთრებით მაშინ, როცა კონკურენტები აწყობილი სისტემით მუშაობენ - აქვთ გეგმები, კონტროლის მექანიზმები და ინფორმაცია ცვალებად გარემოში დროული და სწორი გადაწყვეტილებების მისაღებად.

დღესაც კი, ბევრი კომპანია სხვადასხვა მიმართულებისთვის რამდენიმე პროგრამას იყენებს - ცალკე პროგრამა აქვთ საწყობისთვის, HR-ისთვის, წარმოებისთვის, ბუღალტერიისთვის და ა.შ. საჭიროა ამ პროგრამების ერთმანეთთან ინტეგრაცია, რაც უამრავ პრობლემასთანაა დაკავშირებული - მონაცემების დუბლირება, ინფორმაციის დაგვიანებული გაცვლა, ტექნიკური პრობლემები და სხვ.

მაგალითად, სუპერმარკეტების ქსელში, გამართული ERP სისტემის გარეშე, ყოველთვის იქნება რიგები სალაროებთან, არასწორი ფასები პროდუქტებზე, შეფერხებები ინვენტარიზაციისას, ჭარბი ან დეფიციტური მარაგები და სხვა მსგავსი პრობლემები. ეს შესაძლოა კლიენტების უკმაყოფილებისა და შესაბამისად, მათი დაკარგვის მიზეზი გახდეს. თანამედროვე ERP სისტემაში, ამ პრობლემების თავიდან აცილება შესაძლებელია სხვადასხვა ფუნქციონალით - ჩეკის გადადებით, ავტომატური შეკვეთების წარმოებით, ღია მაღაზიაში ინვენტარიზაციით, პროდუქტების ვადების აღრიცხვით და ა.შ.

გარდა ამისა, ERP სისტემის გარეშე, კომპანიაში მიმდინარე პროცესების შესახებ ინფორმაციის მიღება ძალიან რთულია - საჭიროა ყველა პროგრამიდან დოკუმენტების ექსპორტი Excel-ის ფორმატში, შემდეგ მათი ერთად თავმოყრა და ბოლოს, ეს უამრავი დოკუმენტი მაინც ვინმემ უნდა დააჯამოს. ამას დიდი დრო და ადამიანური რესურსი სჭირდება, მაშინ როდესაც ERP სისტემა მძლავრი რეპორტინგით, იგივე პროცესს სრულიად უმტკივნეულოდ, წამებში და თეთრების სიზუსტით ასრულებს. შესაბამისად, კომპანიის მენეჯმენტი ყოველთვის ინფორმირებულ და ფაქტებზე დაფუძნებულ გადაწყვეტილებებს იღებს.

რა არის მინი ERP და რით განსხვავდება ის ERP სისტემისგან?

ბიზნეს პროცესების მოწესრიგება და აღრიცხვიანობის გაუმჯობესება დიდი და საშუალო კომპანიების გარდა, მცირე კომპანიებსაც ესაჭიროებათ. მათთვის ბაზარზე არსებობს მინი ERP სისტემები. თუ მათ მენიუს შეხედავთ, შესაძლოა აღმოაჩინოთ, რომ ისინი ძალიან ჰგავს მასშტაბურ ERP სისტემას. მათ, ისევე როგორც ნამდვილ ERP სისტემებს, აქვთ მოდულები შესყიდვებისთვის, გაყიდვებისთვის, ბუღალტერიისთვის, საწყობისთვის მართვისთვის და ა.შ. თუმცა, განსხვავებით ERP სისტემისგან, მინი ERP-ის ფუნქციონალი ძირითადად კონცენტრირებულია პროცესების აღრიცხვაზე და არა დაგეგმვა-მართვაზე. მაგალითად, მინი ERP სისტემებში თქვენ შეძლებთ დააფიქსიროთ მარაგის გახარჯვა და გაატაროთ ბუღალტრულად, მაგრამ წინასწარ ვერ გააკეთებთ ბიუჯეტირებას და ვერ გააკონტროლებთ სანქცირებულ ხარჯვებს პასუხისმგებელი პირების ჭრილში. მინი ERP სისტემების შესაძლებლობები, ნამდვილ ERP სისტემასთან შედარებით, მწირია და ვერ შეძლებს მსხვილი ან თუნდაც საშუალო კომპანიის კომპლექსური ბიზნეს პროცესების სრულყოფილ ავტომატიზაციას.

აქვე უნდა ვახსენოთ ის პროგრამებიც, რომლების კომპანიების საქმიანობის მხოლოდ ერთ კონკრეტულ ნაწილს ემსახურებიან. მაგალითად არსებობს საბუღალტრო პროგრამები, რომლებიც მართალია ბუღალტრებს უადვილებენ საქმიანობას, თუმცა, იგივე მინი ERP-სგან განსხვავებით, არ შეუძლიათ საოპერაციო პროცესების აღრიცხვა და ავტომატიზაცია. მაგალითად, თუ სავაჭრო კომპანიას აქვს მხოლოდ საბუღალტრო პროგრამა, მას ძალიან გაუჭირდება საწყობის მოწესრიგება და ეფექტური მართვა, რადგან ბუღალტერსა და საწყობის მენეჯერს ერთმანეთთან ურთიერთობა უწევთ ფურცლებით, ან კარგ შემთხვევაში - EXCEL-ის ფაილებით. ასეთი ურთიერთობა არის არაეფექტიანი და ხშირია შეცდომები, რაც დამატებით დანახარჯებთან არის დაკავშირებული. ამ პროცესს მინი ERP სისტემაც კი მარტივად აწესრიგებს, რადგან მასში ბუღალტრების გარდა მუშაობენ საწყობის მენეჯერები, მაღაზიის მენეჯერები და კომპანიის სხვა საოპერაციო კადრებიც. მათ შორის, ურთიერთობა რეალურ დროში, ავტომატიზებულად, ერთიან სისტემაში ხდება.

როგორ უნდა დაინერგოს კომპანიაში ERP სისტემა?

კომპანიაში ERP სისტემის დანერგვას პროფესიონალთა გუნდი სჭირდება. აუცილებელია, რომ ისინი სრულყოფილად იცნობდნენ ორგანიზაციის ბიზნეს პროცესებს, რათა შეძლონ კომპანიის სპეციფიკურ მოთხოვნებისთვის სისტემის ოპტიმიზირება.  

მიუხედავად იმისა, რომ ERP სისტემა უამრავი ფუნქციონალით არის აღჭურვილი, თითქმის ყველა კომპანიას აქვს სპეციფიკური საჭიროებები და მოთხოვნები, რაც შეიძლება სისტემის გარკვეულწილად მოდიფიკაციას საჭიროებდეს. ამიტომ, ERP პროგრამის პროვაიდერი კომპანია დეველოპმენტისთვისაც მზად უნდა იყოს.

ERP სისტემის დანერგვა კომპლექსური და ორმხრივი პროცესია, სადაც კლიენტი კომპანიის ჩართულობა ისევე მნიშვნელოვანია, როგორც თავად დამნერგავი გუნდის. არის ერთი რამ რაც ERP სისტემის დანერგვით დაინტერესებულმა კომპანიამ უნდა იცოდეს: ხანდახან, ERP სისტემის მორგებას კომპანიის თითოეულ სპეციფიკურ მოთხოვნაზე, კომპანიის სამუშაო პროცესის ცვლილება ჯობია. რატომაა ასე? ერთი მიზეზი ისაა, რომ მსოფლიო დონის ERP სისტემები უამრავი კლიენტი კომპანიის კვალდაკვალ იხვეწება და მათი ფუნქციონალი საუკეთესო გამოცდილებებზეა დაფუძნებული. შესაბამისად, ხანდახან სჯობს დავფიქრდეთ: სწორად ვაკეთებთ რაღაცას კომპანიაში? იქნებ პროგრამის მოდიფიკაციას და დაკავშირებულ ხარჯებს სჯობს პროცესები გადავალაგოთ, და სისტემის ლოგიკის მიხედვით მოვიყვანოთ წესრიგში?

ERP უზარმაზარი შესაძლებლობების სისტემაა, რომლის მუშაობის დროსაც, განსაკუთრებით საწყის პერიოდში, კომპანიას შესაძლოა გარკვეული სირთულეები შეექმნას. თუნდაც იმიტომ, რომ ორგანიზაციისთვის ERP სისტემის დანერგვა სამუშაო კულტურის უფრო მაღალ დონეზე გადასვლას ნიშნავს. ამასთან, თანამშრომლებისთვის ბევრი სიახლეა და მათ სისტემის ფუნქციონალის ათვისება სჭირდებათ. მხარდაჭერის გუნდი ეფექტიანად და დროულად უნდა ახდენდეს რეაგირებას და ეხმარებოდეს ორგანიზაციას სწრაფად გაიაროს სისტემის ათვისების პროცესი.

რომ შევაჯამოთ, ERP სისტემის დანერგვა ორგანიზაციებს ეხმარება მიაღწიონ მაქსიმალურ ეფექტიანობას. ოღონდ, აქ ერთი მნიშვნელოვანი რამ უნდა გავითვალისწინოთ: კომპანიამ ზუსტად უნდა იცოდეს რისთვის სჭირდება ERP სისტემა, რა ამოცანები და მოლოდინები აქვს, რათა შემდგომში შეძლოს პროგრამისგან მიღებული სარგებლების გაზომვა და შეფასება. ამასთან, ERP სისტემის დანერგვა საპასუხისმგებლო პროცესია, რომელსაც კვალიფიციურ გუნდთან ერთად, კომპანიის მხრიდანაც სჭირდება აქტიური ჩართულობა და მუშაობა. მიუხედავად ამისა, სისტემა კომპანიას კონკურენტულ უპირატესობას ანიჭებს, რასაც თანამედროვე ბაზარზე გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს.